“全在网上”思科连线应用

　　由应用部门承担IT投资

　　思科在公司内部采用了一种由应用部门付费的IT模式，所有的IT应用项目都不是由IT部门进行投资，而是由各个应用对应的部门(如人事、财务、生产等)负责投资。IT部门并不独立于公司其他职能单位之外，而是和这些单位一起工作。因此，思科IT部门的员工都遵循双重汇报关系，既要向IT部门的领导汇报，更要向当前项目的对应部门汇报。各个部门提出每个项目的建议，IT部门帮助制定项目标准并监督执行。公司所有主要职能都有IT部门的参与。它已经成为业务的一部分并整合于其中。各个职能单位在各自的预算里都有IT部分，而IT也能从侧面反映业务上的情况。Rebecca Jacoby说。

　　这一举措使思科的IT开支和业务单位的目标能够统一起来，因为IT项目都是由业务单位领导的，业务单位可以要求他们想要的系统来提高业务效率，但必须直接承担对这些项目的投资。这一措施并不是要求业务单位压缩IT开支，而是鼓励他们在制定计划前仔细考虑一下这些开支对本部门会带来什么作用。此外，思科并不认为所有的IT程序都要自己开发；如果有其他公司能够提供符合思科需要的现成程序、价格又比较合理的话，思科也会购买并使用。

　　例外管理

　　在思科，内部程序将经理们许多日常管理上的决策自动化了。经理的责任与其说是制定规则，不如说是对一些特殊个案做出决定。

　　以出差预定系统和支出系统为例。一般来说，公司控制出差费用是通过审批来实现的，员工在出差之前必须得到管理层的批准。但是，思科的规则是允许员工自行决定出差行程，从各个协议服务商里任意选择航班、汽车和酒店。

　　为了将差旅支出系统自动化，思科选择了与美国运通公司进行合作，为每个员工都办了一张运通卡。当员工需要出差时，他们会访问公司内部网的差旅站点--思科旅行网，这个站点是由美国运通旅行社管理的。在输入出差目的地和预计出发时间后，思科旅行网会按价格和航空公司的顺序显示所有符合要求的航班。员工可以在线预订机票，费用会自动从他的运通卡内扣除。酒店的预订也可以用同样的手段完成。出差期间，员工用运通卡支付所有的费用。

　　因此，思科的经理们不必在部下出差之前审批他们的差旅计划，以及其差旅花费是否符合思科的规定。但是，如果某位部下从协议服务商以外的公司预定航班、酒店或租赁汽车的话，系统同样认可他的选择，但他必须事先提出正当理由。员工作出这种选择后，系统会自动生成一封电子邮件让他填写解释，并送到经理的电子邮箱。经理必须在48小时内作出是否批准员工的决定。但在多数情况下，只要员工这个特殊选择的开支不高于规定的标准，或者出超无几，经理们一般都会批准。如果一位经理在48小时内没有做出任何决定，将被视为他默认了这个员工的要求。

　　通过使用运通卡，思科还简化了报销流程。当员工出差归来后，他会再次访问思科旅行网，采用一个叫做METRO的应用程序，生成一个差旅支出报告。信用卡的使用记录在网上一目了然，员工只需要简单地拖动鼠标，把因公支出的记录添加到支出报告中。只要他坐的是协议航空公司的经济航班，住的是协议酒店的客房，其他支出(出租车费、伙食费等)也在思科的出差津贴规定范围之内，这份支出报告就会自动通过，并附在电子邮件中自动发给他的经理。随后，思科会马上向该员工的运通卡支付这笔款项。

　　思科会随机抽查一些支出报告和支出种类，并检查所有超出公司规定的开支。出于税务上的原因，员工还必须将所有的发票放在信封中送到财务部门。如果某个员工的支出报告被抽出审计时发现发票并未送往财务部门，审计员会暂停报销该名员工的费用支出，直到他呈送所有相关的发票之后。

　　在一般情况下，经理们都不会介入到出差或报销的流程中去。其他很多员工管理程序的运作模式也采取了类似的方式。思科将很多组织上的工作分散到下层进行，尽量简化各种条条框框，为的是鼓励员工发挥创造性、积极性和适应性。通过合理的规定与先进的业务流程的配合，这种权力下放恰恰杜绝了错误的发生。思科一位高级经理Donna Soave说：我们对于某些标准，你必须牢牢坚持；但对其他事情，我们允许你自由发挥。

　　思科发现，这些程序的应用同时也为组织带来了很多利益：

　　减少流程成本。例如，利用旅行系统订购机票，每张机票的平均花费要比通过电话预订的便宜100美元以上，需要打的电话也大为减少。自动化的支出系统使思科能够利用信用卡交易及时付款并得到可观的折扣；每笔支出交易可以减少3-24美元的成本。

　　增强调控能力。这些程序自动加强了思科政策和规定的执行力度。

　　提高满意程度。员工们总是希望能随时获得出差信息，也希望报销能够尽快进行。由于例外管理的政策，经理们在得到部下更多活动信息的同时，工作量却反而少了。同样感到工作量减轻的还有审计员、旅行社等。

　　缩短循环时间。需要重复劳动的事务已经越来越少，报销和出差行程也比以前更快就能拿到。

　　大量应用电子邮件

　　思科的员工主要使用电子邮件和语音邮件传递信息，员工每天到公司后的第一件事就是去检查电子邮箱和语音信箱，一天之内收到数十封电子邮件是很正常的事。思科为每个员工配备了一台笔记本电脑，并且支付他们在家中上网的费用。许多员工一回到家里就把电脑再次联到公司的内部网上。

　　当然，普遍使用电子邮件，并不意味着它会妨碍人们见面、开会进行交流。同事之间可以通过思科的日程管理软件预定会议。一些人甚至觉得在开会上花了太多时间。思科的一位经理Lynn Reed说，我更希望和同事进行轻松的面对面交流，因为这种方式更容易培养和谐和信任。