秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求

、接听电话不可声音过大、离话筒太近会产生过重气流声；*、与工作无关的来电应尽快结束通话，或告知对方另约时间通电话；*、正与客人交谈时接来电，应先向客人致歉并尽快结束通话；*、接听客户的投诉和抱怨电话切忌不可争辨和随意承诺，而应先致歉意然后通过相关手续解决问题；*、如果此时不便谈话，应直言相告，表示稍候再回电话，并说明回电话的准确时间，决不可失言；*、切忌不可看人行事，只凭对方的身份和地位而决定接或者不接，这是很不恰当的行为。
   第三节办公用品的发放和管理
   一、节约使用办公用品的措施。
   第四节办公效率和时间管理
   一、为了有效利用工作时间，秘书应该：
   *、明确自己的工作任务和职责；
   *、要区分常规工作和非常规工作；
   *、动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，重要的工作、紧急的工作先做，科学的有序的一项一项地完成工作任务。
   *、巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率；
   *、使用办公辅助手段帮助组织工作；
   *、安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益；
   *、要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限，不能只凭个人想象和爱好安排工作；
   *、秘书应尽量坚持记工作日记，通过时间和活动的详细记录，认真分析、评估自己利用时间的有效程度。
   二、秘书在工作中常处理的简单事务性本职工作包括：
   *、内部会议室的预定工作。
   *、用车预订工作，请使用内部公用车辆的部门或人填表登记进行预订，如果不出现使用时间矛盾，即可安排落实。
   *、协助同事印制名片。
   *、协助安排各办公室的桶装饮用水。
   *、协助组织入口处的出勤登记或打卡工作，这要求秘书应提前到岗，并坚守岗位。
   *、按照组织要求，保证接待岗位上班时间都要人。
   第三章常用事务文书的拟写
   一、传真的概念：
   传真是各级机关、企事业单位与社会团体通过有线电、无线电或国际互联网络传送的一种文书。它的特点一是真实，二是便捷，三是可靠。
   二、事项通知
   事项通知，可以平行，也可以下行，其目的主要是为了让对方了解某件事情或某些情况，一般不要求执行或办理。
   这类通知的特点是实用性强，时效性短，政策性弱。
   三、会议通知
   会议通知的写作。
   四、邀请信的概念
   邀请信是各级机关、企事业单位与社会团体举办重要活动，召开重要大会，邀请上级领导、协作单位和有关人士参加所用的信函。
   五、邀请信的结构是：标题+称谓+正文+落款+成文日期
   六、感谢信的概念与特点
   *、感谢信是各级机关、企事业单位、社会团体和个人，对帮助、支持自己工作的单位或个人表示感谢的信函。这种信函的写作者一般是受助者本身或受助一方的代表，写信的目的在于表示不忘对方的关爱和帮助，肯定对方的事迹和风格，表达自己的感激和谢意。
   *、感谢信的第一个特点是：真实性；第二个特点是：感召性。
   七、感谢信的结构与注意事项
   *、感谢信的结构是：标题+称谓+正文+落款+成文日期
   *、注意事项
   （*）叙述事情要真实、具体
   在感谢信中，叙述事情务必真实、具体，不可任意夸大或缩小。时间、地点、单位名称、个人姓名的表述应准确无误。
   （*）叙述事实要简练、精当
   在感谢信中，叙述事情务必简练、精当，不要陷于对事情的详尽描述中而不能自拔。
   （*）情真意切
   在感谢信中，表达感激之情是主要内容，因此，语言表达要情真意切。
   八、贺信（电）
   *、贺信（电）是表示祝贺、赞颂的函电，一般用于领导机关、企事业单位或个人对取得巨大成绩、做出卓越贡献的集体或个人表示祝贺，或者对国际、国内发生的重大喜事，对一些重要会议、节日、婚礼、寿辰表示祝贺。贺信（电）的篇幅一般比较简短，感情充沛，文字明快。
   *、贺信的第一个特点是祝贺性；第二个特点是信电性。
   *、贺信的结构是：标题+称谓+正文+落款+成文日期。
   九、请柬
   *、请柬，也称请帖。它是各级机关、企事业单位、社会团体或个人邀请有关人员参加某项活动而专门制发的信柬。
   *、请柬一般分为封面、封里两部分，又分横式、竖式两种。但无论哪种形式，其内容结构都基本相同，即：标题+称

《秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求(第3页)》