秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求

与接待工作
   *、准备内容；
   *、为来宾准备休息服务处；
   *、准备介绍材料；
   *、准备特殊的参观用品，如卫生服务、安全帽等；
   *、准备茶水饮料；
   *、准备赠送的礼品和纪念品。
   可组成接待班子，具体负责开放参观事宜。工作中要做到：
   *、来宾到达后热情引导接待；
   *、放映视听资料时认真解说；
   *、参观过程中为来宾做向导；
   *、做好招待来宾的餐饮服务；
   *、耐心解答来宾提出的各种问题；
   *、做好欢送工作。
   第四节商务旅行
   一、正确选择旅行社
   要想充分利用旅行社为公司服务，就一定要正确地选择旅行社。
   选择的主要因素：
   *、旅行社有无相关资质；
   *、预订国内/出国机票、酒店的价位；
   *、应交纳旅游质量保证金，公章、发票要齐全；
   *、交纳旅游保险。
   第五章信息与档案
   第一节信息管理
   一、办公室常备的信息资料有：
   *、参考书
   *、报纸、期刊
   *、统计资料
   *、地图集
   *、档案
   *、内部文献
   *、人名地址录
   *、有关政府出版物、法律法规汇编、政策汇编
   *、广告材料和宣传品
   二、阅读筛选信息资料的方法。
   三、相关知识
   *、信息的含义
   信息是事物存在方式或运动状态的直接或间接的反映。
   *、信息的特征
   （*）客观性
   （*）共享性
   （*）开发性
   （*）传递性
   （*）时效性
   （*）存储性
   （*）可塑性
   （*）无限性
   四、相关知识
   按照不同的标准，信息可以划分为多种类别：
   *、按信息源的性质划分
   信息可分为自然信息和社会信息。
   *、按信息的表现形式划分
   信息可分为语言信息、文字信息、声像信息、计算机语言信息和缩微信息。
   *、按信息内容所涉及的社会领域划分
   信息可分为政治信息、经济信息、文化信息、教育信息、军事信息、科技信息、体育信息等。
   *、按信息来源方向划分
   信息可分为横向信息和纵向信息。横向信息来自平行单位，纵向信息来自系统单位。
   *、按信息稳定状态划分
   信息可分为静态信息，如资源、统计资料；动态信息、如市场信息。
   *、按信息在秘书工作中的作用划分
   信息可分为预测信息、动态信息、反馈信息。
   五、信息观察法收集方法
   *、优点
   （*）方法简单、灵活
   （*）获得较为客观的第一手信息材料
   （*）适用于对环境、人物、事件实际状况的了解
   *、缺点
   （*）不易收集到深层次信息
   （*）获得信息量有限
   （*）观察效果受秘书观察能力的影响
   六、问卷法收集信息
   由收集者向被收集对象提供问卷（精心设计的问题及表格）并请其对问卷中的问题作答而收集信息的方法。
   *、优点
   （*）避免主观偏见，减少人为误差
   （*）节省时间、人力和经费，效率较高
   （*）收集的信息客观、真实
   （*）收集的信息便于定量处理和分析
   *、缺点
   （*）问卷的回收难以保证
   （*）问卷的质量难以保证
   （*）要求被调查者具有一定文

《秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求(第5页)》