秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求

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   第四章会议与商务活动
   第一节会议筹备
   一、会议及会议的构成要素
   会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。会议的要素即会议的组成因素，它可分为基本要素和其他要素两大类。会议基本要素即所有会议必有的。包括：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程。会议其他要素即可供选择的、并非为所有会议所共有的要素。包括：名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等。
   二、会议的主要种类
   根据不同的标准，常见的会议种类有：
   按组织类型：可分为内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议；
   按时间方面的规定性：可分为定期和不定期两类；
   按出席对象：可分为联席会、内部会、代表会、群众会等；
   按功能性质：可分为决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等；
   按议题性质：可分为专业性、专题性、综合性等；
   按照规模大小：可分为特大型、大型、中型、小型等。
   按会议采用的方式手段：可分为常规会、广播会、电话会、电视会等；
   按与会者的国籍及议题的范围：可分为国内会议和国际会议等。
   三、公司常见会议的种类。
   四、正确制作姓名卡片、会议证件的方法是
   *、内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼（先生、女士、小姐等）、身份（职务、职称等）、组织或公司的名称。
   *、重要的大型会议要在证件上贴上本人的相片，并加盖印章。姓名卡片可设计为红、蓝、白、黄四种不同的颜色。
   *、在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。
   五、预订内部会议室的基本方法
   *、预订会议室要打出一定的提前量，在确定准确的会期之后，应尽早预订，以免临时被动。
   *、正式预订会议室之后，在使用的前一天，一定要再次落实，以免与其他会议发生冲突。
   *、预订和调配会议室应尽量使场地的大小、格局、设备的配备与会议的人数、性质和类型相匹配。
   *、调配安排会议室时要留有足够的自由使用空间，会议之间的间隔不要太紧，使人们安心开会，不致出现会议还未结束就被人请走的麻烦事。
   *、负责会议室安排和协调的秘书，事先要查看会议议程，了解会议的主持者和演讲者是否需要音像辅助设备，秘书要了解各种设备的功能，并事先将各种设备调整到最佳状态。
   第二节会议的善后工作
   一、小型内部会议文件清退的方法
   *、由会议主持人在宣布会议结束的同时，请与会者将文件放在桌上，由秘书人员统一收集。
   *、由秘书人员在会议室门口收集。
   *、由秘书人员在单独向个别已领取文件而未到会的人员收集。
   第三节商务活动
   一、收集对方的相关资料
   秘书人员应在会见与会谈之前，通过各种渠道了解：
   *、对方求见目的。
   *、对方的求见对象。
   *、对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪特征等。
   *、对方参加会见（会谈）的人数、姓名、职务等。
   *、主要求见人（对方主谈人）的详细资料等。
   二、通知主方参加会见与会谈的人员
   *、通知主方接见人
   *、通知主方陪同人员
   *、通知主谈人
   *、通知其他会谈人员
   三、相关知识
   *、会见
   会见，国际上一般称接见或拜会，凡身份较高的人士会见身份较低者，或是主人会见客人，一般都称为会见。
   就会见的内容而言，有礼节性的、政治性的、私人事务性的会见。
   *、会谈
   商务会谈指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，专业性较强。
   四、开放参观的项目
   *、组织的展览室；
   *、生产设备和工艺流程；
   *、厂区环境；
   *、员工的教育与培训设施；
   *、组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施。
   五、开放参观活动的操作流程。
   六、秘书在开放参观活动中的职责
   秘书此时的主要职责就是做好准备

《秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求(第4页)》