秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求

、印章管理的作用。
   第三节办公用品的发放和管理
   一、办公设备及办公用品接收的程序。
   第四节办公效率和时间管理
   一、时间表的编制方法。
   二、从时间上安排区分时间表为
   年度时间表；
   季度时间表；
   月时间表
   周时间表。
   第三章常用事务文书的拟写
   一、简报的概念与特点
   简报是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动态而编发的内部常用事务文书，也叫“动态”、“简讯”、“摘报”、“工作通讯”、“情况反映”、“情况交流”、“内部参考”等。
   简报的特点：其一，是简；其二，是快；其三，是新；其四，是实。
   二、简报的类型
   简报按照不同划分标准，可以分为不同类型。按性质分，有综合简报和专题简报；按内容，有工作简报、动态简报、会议简报。
   三、会议记录的概念与特点
   会议记录是开会时当场将会议基本情况和会议报告、发言、讨论、决议等内容如实记录下来的文书。
   会议记录的特点，其一是真实性；其二是资料性。
   四、会议记录的结构是：标题+正文+尾部
   *、标题
   （*）会议名称+文种
   （*）文种
   *、正文
   正文的构成是：首部+主体+结尾
   五、意向书的概念与特点
   意向书是当事人双方或多方之间，在对某项事务正式签订条约、达成协议之前，表达初步设想的意向性文书。
   意向书的特点，是一是协商性；其二是灵活性。
   六、订货单的概念与特点
   订货单是订购产品和货物的单据。订货单的特点，其一是协约性；其二是严肃性。
   七、产品说明书的概念与特点
   产品说明书是生产商或者销售商向消费者介绍其生产、销售的产品性能、特点、规格、型号、技术参数、维修方法、使用方法的说明性文书。
   第四章会议与商务活动
   第一节会议筹备
   一、会议议程和日程
   *、会议议程
   会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来，会前发给与会者。
   *、会议日程
   会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，如有说明可附于表后，会前发给与会者。
   （*）宣布议程
   （*）说明人员缺席情况
   （*）宣读并通过上次会议的记录
   （*）财务主管报告
   （*）其他报告
   （*）新的议题
   （*）有关人事任命
   （*）提名并选举新的负责人
   （*）通知有关事项
   （**）宣布休会
   二、综合考虑各种因素选择恰当的会议地点
   *、交通便利；
   *、会场的大小应与会议规模、主题相符；
   *、场地要有良好的设备配置；
   *、应尽量避开闹市区，场地应不受外界干扰；
   *、选择会议地点应考虑有无停车场所；
   *、场地租借的成本必须合理。
   第二节会议中的服务
   一、为会议记录做好准备工作
   *、准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸；
   *、准备好录音机和足够的磁带来补充手工记录；
   *、要备有一份议程表和其他的相关资料和文件，需要核对相关数据和事实时随时使用；
   *、提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者；
   *、在利用录音机的同时，必须手工记录，可以防止录音机中途故障。
   二、会议记录的内容
   *、会议描述：包括会议类型、时间、日期、地点。
   *、与会者姓名：主席的名字在最前面，记录员的名字在最后。
   *、会议过程：宣读上次会议记录、由会议记录中产生的问题、通讯情况、一般事务——决议应包括会议上的确切措词、其他事务——按在会上进行的顺序记录、下次会议日期。
   *、

《秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求(第8页)》