秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求

规格接待
   主要陪同人员比主要来宾的职位低的接待。
   二、接待经费列支
   *、工作经费：租借会议室、打印资料等费用；
   *、住宿费；
   *、餐饮费；
   *、劳务费：讲课、演讲、加班等费用；
   *、交通费；
   *、参观、游览、娱乐费用；
   *、纪念品费；
   *、宣传、公关费用；
   *、其他费用。
   第二节沟通
   一、横向沟通概述
   横向沟通一般体现为部门间员工的沟通，在横向沟通中不存在直接的上下级关系。横向沟通的目的是为了增强部门间的合作，减少磨擦。横向沟通在组织中的表现形式通常为：会议、面谈、备忘录、报告等。
   二、横向沟通中可能遇到的障碍
   *、部门“本位主义”和员工短视倾向
   *、“一叶障目”，对公司组织结构的偏见
   *、性格冲突
   *、猜疑、威胁和恐惧
   三、横向沟通策略
   针对横向沟通中出现的问题、存在的障碍，秘书可以通过以下策略消除障碍：
   *、选择针对性的沟通形式
   *、树立“内部客户”的理念
   *、耐心倾听而不是叙述
   *、换位思考
   四、纵向沟通概述
   纵向沟通包括自上而下、自下而上两种沟通。纵向沟通中，从上至下进行下行沟通是纵向沟通的主体，而自下而上上行沟通是纵向沟通的关键。
   下行沟通是管理沟通的主体。
   下行沟通在组织中的表现形式通常为：公司政策、报告、信函、备忘录、谈话、口头指示、会议、传真、电子信箱等。
   上行沟通在组织中的表现形式通常为：建议系统、申诉和请求程序、员工座谈会、离职面谈、设置巡视员等。
   五、纵向沟通可能遇到的障碍
   *、接收者沟通技能上的障碍
   *、沟通各方心理活动引起的障碍
   *、不善聆听
   *、草率评判
   *、语义表达和理解方面的歧义
   六、纵向沟通策略
   下行沟通策略：
   *、制定沟通计划；
   *、减少沟通环节，提高沟通效率；
   *、“去繁从简”，减轻沟通任务；
   *、言简意赅，提倡简约的沟通；
   *、启用反馈，鼓励接受者对信息进行评价；
   *、多介质组合，比如，书面形式与电话相结合。
   七、识别冲突发生的征兆。
   八、引发冲突的潜在原因。
   九、冲突处理策略。
   第二章办公室事务和管理
   第一节办公环境的维护和管理
   一、信息保密工作
   信息保密是所有员工基本的和重要的职责之一，是保证国家、组织利益的起码要求。
   做好口头信息的安全
   *、员工在岗前培训时即应被告知不要在组织内部或外部谈论有关单位的保密信息，包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属；
   *、在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、手机、答录机给出保密信息；
   *、只向来访者提供组织允许提供的信息，若超出范围，应向上司汇报；
   *、遵照会议的要求传达会议信息。
   二、秘书在保密工作中需要注意的几方面
   *、文件保密
   *、会议保密
   *、科技保密
   第二节日常办公室事务
   一、编制值班表通常包括的项目。
   二、值班表常用在
   *、值班室；
   *、平日需要有人值班的办公室；
   *、节假日值班办公室；
   *、为某项任务的值班办公室。
   三、有些大型企业设有专门的值班室，并有完善的值班管理制度，通常包括：
   *、信息处理制度；
   *、岗位责任制度
   *、保密制度；
   *、交接班制度。
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《秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求(第7页)》